关于加强企业合同档案管理的通知

黑档发[2006]24号

各市地档案局，省农垦总局、省森工总局、哈尔滨铁路局、省（中）直有关单位档案部门：

　　企业合同档案是指企业在生产、经营和管理等各项活动中与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业合同档案是维护当事人权利义务，打造诚信企业，塑造企业形象的依据；是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障；是当事人重要的法律凭证；同时也是维护社会经济秩序正常运转，打造诚信龙江，构建和谐社会的重要基础。

　　为加强企业合同档案管理，使合同档案更好地为企业发展服务和我省的经济社会发展服务，现就合同档案管理有关问题通知如下：

　　一、企业档案部门要把合同作为企业档案的重要组成部分，纳入《文件材料归档范围》，增设合同类。在接收档案时，同时接收合同。

　　二、合同必须由档案部门实行集中统一管理，分散在各有关部门管理和个人手里的合同，要按企业档案部门的要求整理后，按规定时间向档案部门移交。任何部门和个人不得拒绝合同的归档或移交。年度形成合同数量多的企业，档案部门要对合同进行分类管理，例如购销合同、租赁合同、借贷合同、建设工程合同等。各类合同应按合同号进行排列装盒管理，以便查找利用。年度形成合同数量不多的企业，可不进行分类，按合同号排列管理即可。合同的审批单、附件以及与合同有关的材料，应与合同一并保存，保持其内在的联系。

　　三、企业档案部门应建立严格的合同借阅制度，如确因工作需要需将合同借出档案室时，须经企业主管档案工作的领导批准，并按规定时间及时返还，借出档案室的合同，应为复制件。

　　四、合同保管期限，由企业按合同的有效期限、金额和有关规定、要求等因素，并结合企业的实际需要，自行确定。

　　五、机关、团体、事业单位和其他组织的合同管理，可参照本通知，结合本单位的实际情况办理。

　　六、分管档案工作的企业领导，应把合同作为企业档案不可分割的重要组成部分加强管理。要把合同管理制度和档案工作的有关制度纳入企业管理制度，纳入有关部门和人员岗位责任制进行考核，建立起合同管理的长效机制，确保合同的安全和有序运转。

　　企业档案管理部门，要在档案管理制度和有关制度中增加合同管理的内容。要积极争取领导的支持，采取有效的措施，从合同产生的源头抓起，确保合同的齐全完整和有效利用。

　　各级档案行政管理部门，要按照《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》，在开展档案行政执法检查和业务指导工作中，把对合同的检查指导作为一项重要内容，依法对合同的移交、管理和齐全完整等情况进行监督检查和指导，使合同更好地为企业发展服务。

                                                                                                      二〇〇六年五月十九日